★ 考點二 業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制(掌握)

一、職責(zé)分工

1.提出采購申請與批準(zhǔn)采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制;

2.批準(zhǔn)請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害;

3.采購審批、合同簽訂、合同審核相互獨立，防止虛列支出;

4.驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數(shù)額登記入賬;

5.應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項記錄的真實性、正確性;

6.內(nèi)部檢查與相關(guān)的執(zhí)行和記錄工作相互獨立，以保證內(nèi)部檢查的獨立性和有效性。

二、信息傳遞程序控制

(一)授權(quán)程序

1.企業(yè)內(nèi)部建立分級采購批準(zhǔn)制度;

2.只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能提出采購申請;

3.采購申請經(jīng)獨立于采購和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業(yè)利益;

4.簽發(fā)支票要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)，保證貨款是以真實金額向特定債權(quán)人及時支付。

(二)文件和記錄的使用

1.收到購貨發(fā)票時，財會部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關(guān)資料核對相符后入賬;

2.對關(guān)鍵性憑證要預(yù)先編號;——訂購單、驗收單、付款憑單、支票

3.由經(jīng)手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續(xù)性;

4.建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù);

5.設(shè)置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業(yè)務(wù);

6.對每一供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項明細(xì)賬，并與總賬平行登記。

(三)獨立檢查：由獨立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對賣方發(fā)票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查。

三、實物控制

1.加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。驗收部門人員應(yīng)獨立于倉庫保管人員，貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。

2.限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。特別應(yīng)注意對支票的實物控制，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人接觸;未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管;作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開具發(fā)票。

【例題1-多】(2007)下列各項中，符合采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制要求的有( )

A.應(yīng)付款項記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)

B.簽發(fā)支票支付貨款要經(jīng)過被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)

C.貨物驗收部門與財會部門相互獨立

D.采購部門負(fù)責(zé)提出采購申請并辦理采購業(yè)務(wù)

E.收到購貨發(fā)票后，及時交財會部門確認(rèn)其與訂貨單、驗收單的一致性

【答案】ABCE

【例題2-單】(2008)審計人員在審查被審計單位采購與付款循環(huán)的職責(zé)分工時，發(fā)現(xiàn)批準(zhǔn)請購與采購職責(zé)未能相互分離，這種情況可能導(dǎo)致( )

A.采購部門購入過量或不必要的物資

B.未按實際收到的商品數(shù)額登記入賬

C.應(yīng)付賬款記錄不正確

D.未及時向特定債權(quán)人支付貨款

【答案】A

【例題3-多】根據(jù)內(nèi)部控制不相容職務(wù)分離的要求，下列職責(zé)應(yīng)相互獨立的有( )

A.提出采購申請與批準(zhǔn)采購申請

B.批準(zhǔn)采購申請與采購

C.采購與驗收

D.驗收與付款

E.存貨保管與發(fā)出

【答案】ABCD